Raportowanie w hotelu

Slider

Prowadzenie obiektu hotelowego nie jest łatwym biznesem. Bez odpowiedniej wiedzy, a co najważniejsze, wieloletniego doświadczenia można pogubić się w wyznaczonej strategii i celach. Każdy hotelarz powinien ewidencjonować, a później analizować wyniki hotelu. Jakie narzędzia pomagają w raportowaniu? Jakie raporty są najbardziej pomocne w zarządzaniu hotelem?

Płynne i przynoszące zyski działanie obiektu hotelowego jest celem każdego hotelarza. Niestety w dobie wydarzeń związanych ze światową epidemią covid-19, takie funkcjonowanie urosło wręcz do rangi marzenia. Osoby zarządzające w branży hotelowej analizują i przeliczają swoje zasoby aby przetrwać te niepewne czasy. Niejednokrotnie korzystają z wdrożonych już w swoim biznesie narzędzi do zbierania danych. Dostęp do  kompleksowych systemów zarządzania hotelem jest dużym ułatwieniem w raportowaniu poszczególnych obszarów operacyjnych obiektu.  Należy pamiętać aby:

  • tworzyć odpowiednie raporty z niezbędnymi informacjami na różnych szczeblach zarządzania hotelu,
  • posługiwać się właściwymi narzędziami i metodami do analizy.

Narzędzia do raportowania

Dobór odpowiedniego narzędzia, które będzie wspierać hotelarza w pracy jest niezwykle istotny. Duże sieci hotelowe wymagają zintegrowanego systemu zarządzania, które będzie potrafił z centrali zbierać dane z poszczególnych obiektów. Analizy, właśnie takich raportów, będą najbardziej efektywne w rozbudowanym biznesie. Przykładem takiego rozwiązania jest m.in. POSitive Hospitality Management Center. System HMC wspiera nie tylko proces sprzedaży, magazynowania, zamówień czy marketingu. Główną jego zaletą jest możliwość centralnego raportowania, dzięki któremu można kontrolować wszelkie procesy operacyjne i szczegółowo je analizować.

Kolejnym narzędziem do raportowania i kontroli przychodów jest Profit Management Center. System pomoże opracowywać nie tylko dane finansowe oraz statystyczne, ale też oceniać działania przedsiębiorstwa hotelowego. PMC to kilka, funkcjonalnych modułów, m.in. statystyki, profit czy analizy.

Z drugiej strony mniejsze hotele, hostele czy apartamentowce również powinny korzystać z programów zbierających informacje z działalności. Arkusze w excelu nie są już wystarczające.

Popularne raporty

Każdy rodzaj obiektu wymaga innego podejścia jednak nadal potrzebuje wsparcia informatycznego i odpowiednich metod analizy.  Wyżej wspomniane narzędzia to rewelacyjne rozwiązania dla hotelarzy. Dzięki nim można zbudować wiele raportów według własnych potrzeb. Aby ułatwić pracę i analizę w systemach są już zdefiniowane liczne raporty z których bezpośrednio może hotelarz korzystać, np.:

  • planowanie przyjazdów, wyjazdów i wyżywienia gości
  • obłożenie pokoi, obłożenie miejsc, ADR
  • dostępne pokoje z podziałem na rodzaj, stan oraz dodatkowe atrybuty
  • rezerwacje i grupy nierozliczone
  • rezerwacje niezrealizowane oraz anulowane
  • sprzedaż z podziałem na operatorów i formy płatności raporty kasowe
  • storna obciążeń z podziałem na użytkowników
  • listy gości wg kanału rezerwacji, źródła oraz segmentu rynku
  • zadania recepcji z podziałem na typy oraz statusy (wykonane, niewykonane)
  • raport KT1 automatycznie generowany i wysyłany do GUS

 

Regularne śledzenie wyników i dokładne porównanie z poprzednimi okresami daje obraz sytuacji w jakiej znajduje się hotel. Osoby zarządzające mogą efektywniej podjąć działania naprawcze. Weryfikacja obszarów hotelu (np. strefy SPA czy gastronomii), które nie osiągnęły zakładanych przychodów operacyjnych, przekroczyły planowany koszt lub nie osiągnęły zakładanych wyników powinno być priorytetem. Analiza pomoże ustalić przyczyny takich odchyleń i podjąć decyzje, jak naprawić sytuacje.

Dzięki szczegółowym raportom czy to duży obiekt hotelowy czy niewielki pensjonat będzie prowadzony rozsądniej i z rzetelną podstawą do przygotowania odpowiedniej strategii.