RODO w hotelarstwie – jak zmiany wpływają na prowadzenie hotelu?

RODO jest tematem, o którym jest głośno od kilku miesięcy. Nowe przepisy zmieniły nie tylko system zabezpieczeń informacji o klientach, ale też podejście konsumentów do podawania swoich danych.

Jak działa RODO w hotelarstwie? Jak zmiany wpływają na prowadzenie hotelu? W dzisiejszym artykule odpowiemy na te pytania.

Hotel a RODO – jakie dane są przetwarzane?

RODO w hotelarstwie

Imię i nazwisko, adres, PESEL, numer telefonu, adres e-mail – to tylko wierzchołek tony danych osobowych, jakie są gromadzone oraz przetwarzane przez hotele czy pensjonaty. Dodatkowo średnie i duże hotele mogą być w posiadaniu naszych wizerunków (zdjęć), które są utrwalone na monitoringu, a także danych wrażliwych, takich jak dane o stanie zdrowia — są one gromadzone na poczet korzystania ze SPA.

Zebranych informacji jest wiele, a ich pozyskiwanie rozpoczyna się na etapie rejestracji. Bez podstawowych danych nie jest możliwe zarezerwowanie czy zameldowanie się w danym miejscu. Jeszcze kilka lat temu podstawą prawną, która pozwala hotelom na przetwarzanie danych osobowych gości, była ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych z 1974 r. Teraz podstawą jest fakt, że informacje są niezbędne do świadczenia usług i realizacji zlecenia.

 

Warto tutaj podkreślić, że hotel przetwarza nie tylko dane osobowe gości, ale też pracującego w ośrodku personelu.

Administrator danych osobowych

Zanim przejdziemy do najważniejszej kwestii związanej z RODO w hotelarstwie, czyli jak rozporządzenie wpłynęło na pracę w hotelu, warto jeszcze uściślić, kim jest administrator danych osobowych.

Administratorem jest podmiot, który zarządza danymi, czyli decyduje o sposobach, zakresie i celach ich przetwarzania. Ośrodki wypoczynkowe, takie jak hotele czy pensjonaty, wpisują się w tę definicję, dlatego też uznawane są za administratorów danych osobowych.

Jak zmiany wpływają na prowadzenie hotelu?

RODO w hotelarstwie wprowadziło szereg nowych zasad. Ideą tego rozporządzenia jest minimalizacja danych osobowych, a także jasne komunikowanie klientowi, w jaki sposób jego dane są przetwarzane i co się z nimi dzieje.

Z tego powodu hotelarze musieli zrewidować dotychczasowy sposób zbierania informacji o gościach. Po wprowadzeniu RODO mogą zbierać jedynie dane, które są potrzebne, by klient mógł skorzystać z usług hotelu, czyli: imię i nazwisko i miejsce zamieszkania. W niektórych przypadkach dozwolone jest zbieranie numeru PESEL, czy danych o stanie zdrowia (jeśli w ofercie hotelu jest SPA, usługi sanatoryjne).

Ważne: Do realizacji usług hotelarskich nie jest już potrzebne zbieranie dowodu osobistego czy paszportu. Nie wolno też już wykonywać kserokopii dowodów osobistych lub innych dokumentów tożsamości.

Kolejną zmianą, jaką wniosło RODO w hotelarstwie, jest prawo do bycia zapomnianym. Oznacza to, że jeśli gość złoży wniosek o wykasowanie jego danych osobowych z systemu, hotel ma obowiązek te dane usunąć.

Zmienia się również podejście do informowania o przetwarzaniu danych. Obecnie hotele mają obowiązek w jasny i klarowany sposób informować swoich gości o fakcie przetwarzania ich danych.

Co, jeśli przepisy nie są przestrzegane?

RODO w hotelarstwie weszło do życia 25 maja 2018 roku. Co w przypadku, gdy hotelarze nie ustosunkowali się do wymogów rozporządzenia?

RODO nakłada sankcje pieniężne, jeśli dane osobowe nie są odpowiednio zabezpieczone. Kary mogą sięgać nawet 4 proc. rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrachunkowy.

 

Jak utrzymać wysoki poziom zarządzania hotelem po wprowadzeniu RODO? Przyda Ci się dobry program dla hoteli – z jego pomocą poprawisz jakość usług i wydajność poszczególnych obiektów.