System rezerwacyjny hotelowy – dowiedz się więcej


Wielu przyszłych właścicieli obiektów noclegowych zastanawia się, w jaki sposób mogą przyspieszyć proces zarządzania hotelem i złożonymi przez gośćmi rezerwacjami. Odpowiedź na to pytanie jest tylko jedna i jest nią system hotelowy. Czym on tak właściwie jest? Ciężko o jednoznaczną definicję, bowiem kryje on w sobie wszystkie niezbędne funkcje i nowoczesne rozwiązania, które stosowane są w centrali mającej możliwość zarządzania i kontrolowania. Dzięki systemowi hotelowemu obsługa każdego rodzaju obiektu turystycznego, takiego jak hotel, sanatorium, pensjonat czy też ośrodek wypoczynkowy, niezależnie od jego wielkości, zostanie znacznie uproszczona, a przyjmowanie nowych gości o wiele przyjemniejsze i szybsze.

Jak działa system i w czym może pomóc?

Łączy on w sobie wszystkie podstawowe zadania realizowane przez hotel i umożliwia proste oraz przejrzyste zarządzanie nimi. Intuicyjny panel pozwala na łatwy dostęp do wymaganych opcji, jak i wprowadzanie danych gości oraz kontrahentów, co ułatwia całą ewidencję. Nowoczesne systemy umożliwiają również kontrolę nad kartami magnetycznymi używanymi jako klucze do pokoi czy też klimatyzacją i wentylacją w hotelowych pomieszczeniach. Dzięki temu jest możliwa zmiana temperatury w dowolnym pokoju znajdującym się na terenie hotelu, jak i ciągłej kontroli systemu ogrzewania. Z poziomu recepcji, za sprawą systemu hotelowego obsługa hotelu ma błyskawiczny dostęp do wszystkich złożonych rezerwacji, zarówno tych internetowych, jak i dokonanych bardziej tradycyjnymi sposobami, czyli za pomocą telefonu lub wizyty w obiekcie. Problemu nie będzie także stanowić dotarcie do archiwalnych rezerwacji, na przykład w celu sprawdzenia danych. Jego wszechstronność dotyka również kwestii finansowych, przez co rozumie się wszystkie dokonane płatności przez gości za skorzystanie z oferowanych usług, także tych dotyczących dbania o ciało, jeśli tylko obiekt posiada w swojej ofercie zabiegi SPA lub zajęcia sportowo-rekreacyjnych. Na tym jednak nie kończą się udogodnienia dla osób pracujących w recepcji i właścicieli. System daje możliwość zaplanowania wyżywienia, a co za tym idzie, znacznego ułatwienia proces zamówień u dostawców i rozliczeń.

Zalety korzystania z systemu hotelowego

System hotelowy został tak skonstruowany, że właściciel obiektu o każdej wielkości jest w stanie wyciągnąć z jego możliwości jak najwięcej. Jednym z najczęściej wskazywanych plusów jest fakt prostoty obsługi systemu, z którą poradzą sobie nawet osoby, które wcześniej nie miały styczności z tego typu oprogramowaniem. Co więcej, dzięki przejrzystości działania, szkolenie z działania systemu może okazać się zbędne i znacząco skrócić czas przyjęcia gości w recepcji. Pozwala on także tworzyć statystyki oraz raporty, które mogą okazać się kluczowe podczas planowania przyszłych strategii funkcjonowania i rozwoju hotelu. Daje także podstawy do analiz, w wyniku których łatwo wytypować zbędne koszty, które można spróbować w przyszłości zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. W przeciwieństwie do konkurencyjnych systemów, właściciel może dopasować system pod swoje własne kluczowe potrzeby i równie dobrze go rozbudować. System doskonale współgra z internetowymi serwisami noclegowymi, takimi jak chociażby Booking lub Trivago, na bieżąco aktualizując w wymienionych serwisach dostępność i zmieniające się ceny pokoi oferowanych w hotelu. Warto pamiętać o tym, że system zwiększa bezpieczeństwo w całym obiekcie. Może on – w przypadku na przykład pożaru – automatycznie wysłać powiadomienie o niebezpieczeństwie do najbliższej jednostki straży pożarnej, bez konieczności dzwonienia przez obsługę oraz włączyć natrysk, który mógłby pomóc w walce z żywiołem i częściowo go ugasić. Stosowanie w obiekcie tego typu oprogramowania przynosi jeszcze jedną korzyść, a mianowicie zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów przez chociażby recepcję, które mogłyby pociągnąć za sobą poważne konsekwencje finansowe jak i straty dla właścicieli. Przykładem jest sytuacja, gdy gość nie zostanie poprawnie wymeldowany przez pracownika. Skutkuje to tym, że pokój nie będzie widniał jako dostępny, co oczywiście będzie dobrze widoczne w systemie.

Jak widać, korzystanie z systemu hotelowego niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, zarówno pracowników jak i właścicieli, do których należy obiekt. Umożliwi im łatwy dostęp do kluczowych informacji dotyczących funkcjonowania obiektu, w tym realizowanych rozliczeń, a także, za pomocą wygenerowanych w systemie raportów, wspomoże proces zarządzania i kontrolowania obecnej sytuacji. Dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu daje też szansę na przeprowadzenie różnorodnych analiz i kreowanie na ich podstawie przyszłych strategii, które mogą pomóc w rozwoju i wzmocnieniu pozycji na rynku. To wszystko sprawia, że zarządzanie hotelem nigdy wcześniej nie było tak proste, szybkie i efektowne, jak przy pomocy używanego systemu do zarządzania hotelem lub innych obiektów noclegowych.